Искусство организации времени
С каждым днем время течет быстрее, работа и череда рутинных событий поглощают все большую часть повседневности, и в какой-то момент вы ловите себя на мысли, что совершенно ничего не успеваете. Между тем, в том, как вы обычно планируете свои будни, кроется много откровений. Достаточно взглянуть на ключевые временные затраты, чтобы составить впечатление о ваших приоритетах, интересах и смыслах. Распишите свой типичный будний день буквально по минутам и ответьте самому себе предельно откровенно, насколько эффективно и целесообразно вы распоряжаетесь своим временем?
Организация времени – это не столько хронометраж, сколько мировоззрение, не столько «как», сколько «зачем». Поэтому, прежде всего, необходимо выделить «те самые» приоритеты. Разумеется, ваше расписание крайне насыщено формальными событиями, в основном предопределено директивами «сверху» и подчиняется жестко установленным срокам. Так вот, чтобы рабочее время не ограничивалось форматом «от забора до обеда», необходимо иметь четкое представление о вашем личном интересе, о вашем собственном представлении успешности. Что бы вам хотелось сделать до конца месяца? К чему вы стремитесь в перспективе вашей жизни? Является ли вашей целью назначение на вышестоящую должность или простое желание выбраться с друзьями на охоту – вам необходимо верно распределить свое время и поддерживать высокую мотивацию.
Как заставить себя выделить время? Можно дать обещание значимому для вас человеку или заключить «контракт», где прописать ваши обязательства в случае его неисполнения. Можно прибегнуть к так называемому «якорению» – стимулированию «извне». Например, просматривая фотографии, сделанные в ходе прошлой охоты, вы скорее всего проникнитесь теми эмоциями и не перенесете очередной выезд. Есть и третий вариант – оценка «дельты» достижений, которая способна настолько вас вдохновить, что вы будете с еще большим энтузиазмом стремиться к тому, чтобы достичь цели. Вы долго и усердно работали, и начальство это оценило по достоинству, вы пользуетесь заслуженным авторитетом среди коллег – все это помогает двигаться вперед день ото дня. Конечно, случаются дни, когда вы не можете заставить себя выполнить то или иное поручение, откладывая работу «на потом». Можно допустить, что вы объективно нуждаетесь в отдыхе, но что если это не так? Зачастую причиной нежелания что-либо делать являются всего два обстоятельства. Первое навязывается «извне»: вам необходимо разрешить важный вопрос, при этом вашей непосредственной заинтересованности в этом нет, однако вы опасаетесь этого не сделать. Второе обстоятельство является следствием «внутренних» противоречий: вам снова приходится разрешать вопрос, в чем вы явно заинтересованы, тем не менее, по известным лишь вам причинам вы избегаете ответственности, неопределенности либо опасаетесь покидать зону комфорта. В этом случае честное осознание причины автоматически истощит источник оправданий.
Остальное – дело техники. Вернее, строго оптимизированной стратегии распределения усилий и упорядочения времени. Итак, как организовать свой рабочий день? Прежде всего, следует учесть, что внешний контекст ежедневно корректирует наши планы, поэтому приоритет следует отдавать гибкому планированию. Регламент работы Госавтоинспекции насыщен элементами жесткого распорядка, что совершенно не создает сложностей для личного планирования ввиду цикличности формальных мероприятий – так их проще учесть.
Оптимальная пропорция распределения времени выглядит следующим образом: планируя свой день, две трети времени вы отводите не решение текущих задач, а треть - оставляете на случай спонтанных и непредвиденных событий. Впрочем, это не значит, что те две трети продуктивного времени необходимо насыщать самыми важными делами: лишь половина этого времени должна быть посвящена задачам, требующим максимальной сосредоточенности и наибольших усилий, в то время как другая половина – задачам менее ответственным. Разумеется, их необходимо разумно чередовать.
В этой связи бизнес-тренер Глеб Архангельский предлагает каждый день начинать с «поедания лягушки» и продолжать «бифштексом из слона». Лягушки – важные краткосрочные дела, которые имеют тенденцию скапливаться и откладываться в долгий ящик, тем не менее, подобные мелочи решают все. Например, дать ответ на запрос или организовать проезд кортежа. Слоны, напротив, представляют собой глобальные проекты с длинным горизонтом планирования (скажем, реализация отдельных положений целевой программы). Мы можем также выделить и третью группу «дел-паразитов», свойственных бюрократическим структурам и существующим за счет делопроизводства либо человека, занимающего определенную должность. С «паразитами», в отличие от «слонов» и «лягушек», в идеале надо бороться, либо, по крайней мере, не ставить их в приоритет. Как правило, никогда до конца непонятно, зачем данные задачи нужно выполнять.
Надежнее всего «слонов» и «лягушек» хранить на внешних носителях – в электронном планировщике, например, Microsoft Outlook, органайзере, скажем, Android LeaderTask, или в ежедневнике, который должен быть всегда под рукой. Удобнее хранить абсолютно всю информацию – контакты, координаты, даты, идеи – именно в ежедневнике, а не множить ее на отрывных листочках. Какая-то часть информации даже спустя время окажется актуальной и действительно важной, и к тому моменту, когда вы будете заводить новый ежедневник, они должна быть уже скопирована из старого, подлежащего утилизации.
Как организовать «лягушек» и «слонов»? Для начала необходимо подробно разбить «длинные» цели на группы узких, ограниченных во времени «порционных» задач, которые затем необходимо упорядочить по принципам важности и срочности. Бизнес-тренер Дуайт Эйзенхауэр и Стивен Кови предлагают группировать задачи по следующей схеме:
|
Квадрат 1 Важные и срочные задачи |
Квадрат 2 Важные и несрочные задачи |
|
Квадрат 3 Второстепенные и срочные задачи |
Квадрат 4 Второстепенные и несрочные задачи |
Первый квадрат важных и срочных задач соответствует состоянию мобилизации. Подобный «концентрированный» график и столь интенсивный ритм работы в долгосрочной перспективе могут привести к «выгоранию».
Второй квадрат важных и несрочных дел – это комплекс значимых долгосрочных проектов, так или иначе связанных с поддержанием качества жизни, с вашими карьерными перспективами. Также сюда относятся дела, откладываемые на «благоприятный момент», до необходимого стечения обстоятельств, что в определенном смысле выбивается из линейной логики планирования времени и свойственно скорее восточной концепции управления временем, зато таким образом достигается абсолютная синергия.
Третий квадрат срочных второстепенных задач содержит дела из серии «надо», «обязан», «должен», как правило, не представляющие непосредственного интереса и требующие элементарной усидчивости и оперативности.
Наконец, четвертый квадрат второстепенных несрочных задач, выполняемых, как правило, автоматически, не несет в себе очевидного созидательного потенциала, вынуждает бесполезно и непродуктивно «убивать» время, поэтому подобные дела необходимо по возможности блокировать. Как правило, такие дела являются «хронофагами» – поглотителями времени. Это может быть очередная «чашка кофе с коллегами» или, к примеру, вынужденная необходимость раз за разом объяснять подчиненным, в каком формате должен быть представлен отчет.
Оптимальным числом текущих задач в каждом из квадратов принято считать три, не более. А если дел гораздо больше? В таком случае их надо разумно делегировать, либо не бояться просить о помощи.
Распределив ваши текущие задачи, можно интуитивно оценить, в каком квадрате будет проходить следующий день или даже ближайший месяц. Кроме того, оценив, в каком квадрате протекает большая часть вашего времени, можно предельно реалистично оценить свои перспективы и эффективность распределения своих сил.
Согласно логике организации времени, приоритет отдается важности дела, затем учитывается критерий срочности его выполнения. Таким образом, градация приоритетности задач соответствует арифметической последовательности нумерации квадратов. Однако в действительности чаще приходится сталкиваться с ситуациями, когда срок исполнения поставленной задачи – «вчера», кроме того, сроки исполнения «весьма срочных» или «оперативных» запросов и поручений строго определены. В этом случае предпочтительно проявить гибкость и начать выполнять срочные задачи первого квадрата, переместившись затем в третий квадрат, после чего вернуться во второй. Помните, что на непредвиденные обстоятельства у вас всегда есть резервное время – треть вашего рабочего дня.
Тем не менее, важно отметить, что сведение всей концепции организации времени к достижению максимально высокого «коэффициента полезного действия» является крайне ограниченным взглядом на вещи, и день, прожитый для удовольствия, отнюдь не прожит впустую. Отдых, смена деятельности, расслабление – тоже в своем роде искусство. Именно в такие дни мы обычно успеваем сделать все, на что раньше не хватало времени. Как и в любом другом деле, здесь важен баланс труда и отдыха, разумная дисциплина, а не перфекционизм, по сути культивирующий хроническое чувство неудовлетворенности достигнутым результатом. Счастье приносит гармоничная жизнь, в то время как перфекционизм позволяет лишь в каких-то промежутках «между жизнью» испытывать ощущение эйфории. Поэтому каждый раз задумывайтесь над тем, не перегибаете ли вы в этот раз палку.
И наконец, как распланировать один день своей жизни? В рамках целевого распределения времени крайне важно учитывать персональные биоритмы, синонимичные нашей работоспособности – интеллектуальной и физической активности.
Для этого, в частности, необходимо оптимизировать режим активной работы и восстановления. Существует три хронотипа людей – жаворонки, голуби и совы, пик работоспособности которых соответствует утренним, дневным либо вечерним часам.
Оптимальное время для сна – с 22 до 6 часов утра, однако восьмичасовой непрерывный сон – разумеется, условность, продиктованная индивидуальными потребностями и продолжительностью светового дня, что позволяет гибко варьировать его временной интервал. Принято считать, что длительность сна должна быть кратна полутора часам. Почему так важен именно полноценный ночной сон? Потому что он «запускает» процессы восстановления, что, в свою очередь, является основой нашего тонуса и иммунитета. Почему выбран именно данный временной промежуток? Считается, что эквивалент одного часа сна до полуночи значительно превышает аналогичные показатели после. В то же время 6 часов утра – время естественной активизации организма, то есть примерно в это время по идее легче всего проснуться. Чтобы вставать с той ноги, компания Apple, в частности, уже давно выпустила приложение, профессионально отслеживающее фазы сна с помощью специального датчика движения, таким образом, будильник срабатывает в наиболее комфортный для вас момент. Попробуйте придерживаться данного режима, по крайней мере, на выходных – это будет первым шагом к восстановлению.
Далее, чтобы поддерживать высокую работоспособность на протяжении всего дня, необходимо учитывать смену фаз подъема и спада интеллектуальной и физической активности. Конечно, если вы «жаворонок», «голубь» или «сова», то самые важные дела следует планировать, соответственно, на утро, день или вечерние часы. Кроме того, существуют более ими менее стабильные периоды подъема и спада активности. Так, интервал с 10 до 12 часов соответствует первому пику активности, и в этом смысле утро действительно «мудренее» вечера. В это время можно с легкостью разрешать интеллектуальные задачи. Сиеста с 13 до 15 часов, напротив, располагает к размеренности, инертности. Чтобы провести эти часы с пользой, не планируйте никаких важных и срочных дел, более того, обед, разделенный с коллегами, является неформальным инструментом непринужденного выстраивания и укрепления отношений. Интервал с 17 до 19 часов соответствует следующему подъему сил, причем ближе к 19 часам наступает пик умственной активности. В это время лучше всего подводить итоги и планировать следующий день. После 20 часов при условии соблюдения режима обменные процессы плавно замедляются, организм готовится ко сну. Лучше всего было бы совершить недолгую прогулку. Для чего это необходимо знать? Разумеется, в современных условиях практически невозможно вести размеренный образ жизни, однако можно учитывать ряд закономерностей интеллектуальной и физической активности и все важные и срочные дела планировать на утренние часы, после обеда переключаться на второстепенные задачи, а ближе к вечеру, например, разбирать входящие письма, просматривать текущие отчеты.
В заключение хотелось бы сказать, что сущность организации времени сводится к набору техник, позволяющих гармонично сочетать и реализовывать ваши цели и интересы. Поэтому желаем вам с нового года вести более осмысленную жизнь, выделить в ней место для чего-то большего, чем для обыденной суеты.
